Todo evento requiere una planeación para lograr una perfecta ejecución, y garantizar su éxito. Por lo que te compartimos puntos claves que debes considerar al contratar un Team Building para Empresas:
1. Elegir el tipo de evento:
Cada uno de nuestros eventos requiere un diseño especial y único, es por eso que resulta importante definir qué tipo de evento crearemos y en qué ocasión, para así preparar todo lo necesario en producción y staff, para hacer de tu tipo de evento, aniversario, workshop, taller, kick off o congreso, una experiencia inolvidable.
2. Elegir muy bien la fecha y horario de tu evento:
Para evitar realizarlo en días no laborables o feriados evitando cancelaciones de última hora. También podremos anticiparnos a alguna contingencia climática, si revisamos muy bien la fecha de tu evento.
3. Elegir adecuadamente el Venue donde realizarás tu evento:
No importa si es en interior o exterior. Debes revisar las cláusulas y permisos necesarios para el tipo de actividad que realizarán; que cuente con instalaciones eléctricas para garantizar luz y sonido. Así como revisar la medida del espacio asignado para garantizar que la dinámica elegida se pueda llevar a cabo en dicho lugar.
3.1 Revisar que dentro del espacio asignado para la realización de la dinámica, exista algún techo o carpa en donde puedan dejar sus pertenencias salvaguardadas; y que puedan ir a la dinámica sin objetos cargando.
3.2 En caso de que la dinámica de integración requiera el uso de la alberca, es muy importante solicitar un permiso especial al venue; ya que la alberca es considerada como espacio público y podrían negar el uso de este lugar. Esto dependerá de la temporada en la que se realice tu evento o la ocupación del hotel.
3.3 Se deberá revisar con el proveedor de team building si la dinámica es apta para llevarse a cabo en la playa. Ya que hay algunos materiales que no se pueden utilizar en la arena por varias cuestiones: evitar algún accidente de los participantes, alguna lesión en la piel por el calor y el roce de la arena. En algunas ocasiones nos hemos encontrado con que no se tiene alguna conexión eléctrica cerca en donde se pueda conectar el equipo de sonido. Y muy importante considerar la viabilidad para poder ingresar con todo el material necesario para llevar a cabo la dinámica de integración.
En caso de que la dinámica de integración requiera el uso de la playa, también se deberá solicitar un permiso especial, revisar el horario en que comenzará la dinámica y los metros que se tienen de la playa al mar.
4. Monitorear y prever contingencias del clima:
Es tu responsabilidad prever lluvia o calor extremo para el día de tu evento. Toma acciones para salvaguardar la seguridad e integridad de tus participantes y proveedor de servicios de Team Building.
5. Outfit:
Al contratar una actividad de integración es muy recomendable que al ser una actividad física tus colaboradores vistan ropa y calzado cómodo. Por lo que el sugerirles usar ropa casual sport, llevar gorra, bloqueador o rompevientos será una forma de asegurarte que vivirán una gran experiencia. Sin duda te lo agradecerán.
6. Barra de Hidratación:
El Team Building si es o no una actividad de desgaste físico, es muy recomendable que tus participantes cuenten con una barra de servicio. El agua y crudites mantendrán a tus participantes siempre hidratados y con energía para realizar las actividades de inicio a fin.
7. Alimentos:
Recomendamos ampliamente que al término de la dinámica de integración, se contraten servicios de alimentos para todos los participantes. Ya que algunos Team Building son muy demandantes físicamente por lo que los participantes se sentirán desgastados y hambrientos. Además de que es una gran manera de cerrar un día de integración y trabajo en equipo, ya que podrán comentar los pormenores de su experiencia de integración.
8. La mejor hora para realizar un team building:
Recomendamos que el Team Building se lleve a cabo por la mañana. Después de un buen desayuno, tu equipo de trabajo estará lleno de energía; y si es al aire libre el sol no estará muy fuerte y nos dejará trabajar muy bien. Por otro lado, si lo hacemos por la tarde, que sea después de la comida. Nos encargaremos de elevar la energía de tu equipo de trabajo y que disfruten de las actividades que vamos a realizar. El sol también nos permitirá disfrutar de todas las dinámicas ya que comienza a bajar y no es muy fuerte en esos momentos.
Finalmente hay que considerar que exista alumbrado artificial suficiente para poder terminar la dinámica de integración si comienza a caer la noche y que el equipo de Pasión por el Éxito pueda levantar toda la producción que se lleva para la realización del evento.
9. Durante el desarrollo de un team building…
Se puede incurrir en gastos extras, como por ejemplo que lleguen más participantes de los que se tenían considerados bajo contrato. Generalmente se puede tener respuesta y poder trabajar con un número mayor al 10% de lo considerado. El ajuste se realizará al finalizar el evento y se envía el ajuste para pago.
9.1 Para eventos con un número de participantes mayores a 100 personas, es recomendable contratar un servicio de ambulancia o servicio médico que pueda ocuparse de alguna situación de emergencia.
9.2 Se puede contratar un servicio de transportación para poder llevar a todo el grupo al lugar que se haya designado para la realización del evento.
9.3 Es recomendable que se pueda considerar contratar el servicio de alimentos y bebidas en el lugar en donde se lleve a cabo el evento. De esta manera en la mayoría de las ocasiones la renta del espacio queda en gratuidad.
